第一条 为加强云南同行公益基金会档案工作标准化、规范化建设，结合基金会实际情况，特制定本办法。
第二条 归档的文件材料必须按类别立卷，以年度为线索。云南同行公益基金会在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条 项目部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结束后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第四条 全体工作人员应树立档案意识，凡反映云南同行公益基金会工作的一切有效资料和文字记录都属于云南同行公益基金会档案应留存的历史资料。
第五条 基金会办公室应建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限。
第六条 项目部要主动跟踪各类档案的生成过程，主动向有关方面和人员索要相应资料。
第七条 办公室应保证档案的真实、完整，及时主动收集、整理、认定。并按照具体工作需要，准确、及时地提供档案服务。
第八条 项目部要业务范围及当年工作任务，管理好平时文档。
第九条 公文及项目承办人员应及时将办理完毕或经部门主管批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交办公室归卷。
第十条 凡云南同行公益基金会缮印发出的公文一律由办公室统一收集管理。
第十一条 各部门对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；
第十二条 行政档案归档要求：
1、上级主管部门及其他单位相关往来文件；
2、本基金会制定的各种文件、办公会记录及通知；
3、本基金出具的请示、报告、函复等文件；
4、专职、兼职人员的人事简历及相关资料；
5、本基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表等；
6、重要的会议材料，包括会议的通知、决议、会议纪要等；
7、本基金会反映主要职能活动的报告、总结；
8、本基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；
9、本基金会的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第十三条 财务档案
1、本基金会日常支出财务报销凭证、帐目、审批手续及报表；
2、捐赠收据等入帐单据；
3、预算计划、审计报告、统计报表等重要财务文档。
第十四条 项目档案
1、项目建议书、项目概要、在申请时提供的辅证材料；
2、项目协议；
3、项目实施过程中各阶段的报告；
4、项目管理过程记录，包含各阶段的检查表；
5、项目实施过程交流材料；
6、项目评估的评定意见；
7、项目实施过程中的文字资料如会议速记等。
8、项目工作资料
9、工作流程；
10、相关印刷品。
11、其他跟据项目档案资料的实际情况按照存档原则进行管理
第十五条 传播资料档案
1、基金会各类物品制作及印刷品
2、媒体报道部门原件剪报
3、照片、影片、录音、录像、视频等
4、阶段性汇总归档材料
5、资助项目的传播素材
第十六条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第十七条 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。
第十八条 办理销毁手续，经秘书长批准，方能销毁。
第十九条 案卷一般仅供在本基金会阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。